พื้นฐานการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

กุญแจสำคัญสู่ประสิทธิภาพและความสำเร็จขององค์กรหรือธุรกิจคือกระบวนการต่างๆ กระบวนการเหล่านี้เป็นการกระทำหรือขั้นตอนที่ต้องเกิดขึ้นก่อนเพื่อให้บรรลุผลเฉพาะ เมื่อกระบวนการดังกล่าวเกิดขึ้นช้า ไม่ทำงาน หรือผิดพลาด องค์กรไม่ประสบความสำเร็จ เช่นเดียวกับที่กระบวนการเหล่านี้จำเป็นต่อความสำเร็จของบริษัท การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ก็มีความสำคัญต่อการทำให้กระบวนการทั้งหมดทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นการทำความเข้าใจพื้นฐานของ BPM จึงเป็นก้าวแรกในการทำความเข้าใจว่าแนวคิดนี้สามารถส่งผลกระทบเชิงบวกต่อธุรกิจได้อย่างไร

แอปพลิเคชันการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการนี้สามารถอธิบายได้ในแง่ของระดับการใช้งานที่แตกต่างกัน 3 ระดับ:

ซอฟต์แวร์

ห้องสวีท

ระบบ

แต่ละระดับส่งผลกระทบต่อ BPM ในลักษณะที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง โดยจะขยายเชิงลึกและกว้างขึ้นเมื่อขยายวงกว้างภายในองค์กร มาดูรายละเอียดแต่ละระดับเหล่านี้กัน

ซอฟต์แวร์ – ในระดับนี้ เครื่องมือซอฟต์แวร์จะถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ในระดับนี้ กระบวนการต่างๆ จะเป็นไปโดยอัตโนมัติซึ่งเป็นผลมาจากการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์นี้ยังใช้สำหรับติดตามความคืบหน้าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ เครื่องมือซอฟต์แวร์ BPM นำการเปลี่ยนแปลงที่น่าทึ่งมาสู่กระบวนการจัดการ เนื่องจากขณะนี้ข้อมูลสามารถไหลเวียนได้อย่างอิสระระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ภายในองค์กร และระหว่างแอปพลิเคชันกับผู้คน ซอฟต์แวร์ BPM ใช้สำหรับกระบวนการที่ไม่ซับซ้อนและเรียบง่ายภายในแผนกหรือกลุ่ม และจริงๆ แล้วทำให้กระบวนการแบบแมนนวลเป็นไปโดยอัตโนมัติ จึงนำมาซึ่งประสิทธิภาพภายในธุรกิจ ข้อมูลทั้งหมดที่นี่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบและทำหน้าที่เป็นตัวขับเคลื่อนในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

Suite – ระดับนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถนำแนวทางการจัดการกระบวนการทางธุรกิจไปใช้กับกลุ่มหรือแผนกต่างๆ ได้สำเร็จ ผู้ใช้หลายคนสามารถแบ่งปันความรู้ เอกสาร และการจัดการงานได้อย่างง่ายดายโดยใช้พอร์ทัลงาน ชุด ABM ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างแอปพลิเคชันแบบคอมโพสิตซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูกระบวนการบางอย่างตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างรวดเร็ว

ระบบ – นี่คือระดับสูงสุดของ BPM และออกแบบมาเพื่อใช้แนวคิดการจัดการกระบวนการทั่วทั้งองค์กร

ระบบนี้ใช้มุมมองแบบองค์รวมของทั้งองค์กร และช่วยนำความสอดคล้องและโครงสร้างมาสู่การจัดการกระบวนการ จุดเน้นไม่ได้อยู่ที่ไอทีหรือซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงนโยบาย แนวปฏิบัติ และวิธีการดำเนินงานโดยรวมขององค์กรด้วย